DESCRIPCIÓN:

Solicitud de cotización con el objeto de “servicios logísticos para el diseño producción, montaje y desmontaje así como la contratación de los conferencistas que realizaran la transferencia de conocimiento y experiencias de los eventos de la Gerencia de Competitividad, Conéctate 2025 y Congreso GASTRONOMICO como servicio profesional Especializado para los eventos más importantes del tejido empresarial de Norte de Santander, en el salón Mónaco del Hotel casino Internacional de acuerdo con lo requerido por la entidad y cumpliendo con los estándares de calidad necesarios que permita brindar un servicio óptimo y eficiente.

Reciba un cordial saludo.
Por medio de la presente me permito solicitar la cotización del asunto conforme los siguientes requerimientos:

REQUERIMIENTO TÉCNICOS
EVENTOS: CONÉCTATE 2025, CÚCUTA EMPRENDE – GASTRONOMÍA &
NEGOCIOS.

INTRODUCCIÓN

La Cámara de Comercio de Cúcuta continúa liderando iniciativas de alto impacto orientadas a fortalecer la competitividad regional, impulsar la innovación y dinamizar el tejido empresarial del territorio. En el marco de este propósito estratégico, se presentan dos eventos icónicos que consolidan la visión institucional de desarrollo económico y articulación empresarial:

Conéctate 2025 y Cúcuta Emprende – Gastronomía & Negocios.

Ambas iniciativas se convierten en plataformas clave para visibilizar procesos, conectar actores, fortalecer capacidades y promover la adopción de metodologías que contribuyen a la transformación productiva de Cúcuta y Norte de Santander.

Por lo anterior se requiere de operador logístico oficial, con una propuesta integral para la planificación, producción, acompañamiento y operación técnica de ambos eventos, garantizando estándares de excelencia, articulación interinstitucional y una experiencia formativa y vivencial de alto nivel para todos los participantes.

EVENTO 1: CONÉCTATE 2025 - Evento insignia de innovación regional Conéctate 2025 es el evento más importante del ecosistema de innovación empresarial de la Cámara de Comercio de Cúcuta, consolidado como un espacio estratégico para dinamizar capacidades, promover la creatividad y
fomentar el relacionamiento académico, empresarial y gubernamental.

El evento reúne a empresarios, emprendedores, investigadores, consultores, estudiantes, instituciones aliadas y actores del ecosistema regional y nacional, generando un escenario ideal para la creación de proyectos colaborativos, el intercambio de conocimiento y la apropiación de tecnologías emergentes. 

Diferénciate – Presentación de prototipos

Durante 2025, la Cámara implementó el programa Diferénciate, acompañando a 25 empresas en procesos de innovación, diseño de soluciones y creación de prototipos.

En CONÉCTATE 2025 serán presentados cuatro prototipos empresariales, resultado del trabajo metodológico, la experimentación y el compromiso del tejido productivo local.
Esta exhibición se convierte en una vitrina de alto nivel para visibilizar avances reales en innovación, evidenciar casos de éxito regionales y fortalecer la cultura de innovación empresarial en Norte de Santander.

EVENTO 2: CÚCUTA EMPRENDE – GASTRONOMÍA & NEGOCIOS 2025

Cúcuta Emprende se consolida como un escenario transformador que posiciona al sector gastronómico y restaurantero como motor de desarrollo económico, turístico y cultural. Este evento reúne a empresarios, emprendedores, chefs, marcas, proveedores e inversionistas en un espacio diseñado para inspirar, educar y conectar actores del ecosistema gastronómico regional.

La edición 2025 contará con conferencias magistrales, paneles especializados, exhibiciones gastronómicas, activaciones de marca, networking y una competencia culinaria con premiación al “Restaurante Emprendedor del Año”.

PLANEACIÓN Y PRODUCCIÓN GENERAL

La operación logística de CONÉCTATE 2025 y CÚCUTA EMPRENDE 2025 inicia con una fase de planeación integral que articula todos los elementos técnicos, operativos y estratégicos necesarios para garantizar el éxito de ambos eventos. Esta etapa es fundamental para asegurar la coherencia entre los objetivos institucionales y la ejecución en campo. Como operador logístico, asumimos esta responsabilidad desde una perspectiva metodológica, estructurada y orientada a resultados.

DISEÑO DEL LAYOUT INTEGRAL DE AMBOS EVENTOS

• Elaboración de planos técnicos detallados por zonas (académicas, gastronómicas, de innovación, comerciales y áreas VIP).
• Identificación de puntos de acceso, salidas de emergencia, flujos peatonales, zonas de evacuación y áreas restringidas.
• Definición de áreas para montaje de stands, escenarios, zonas de networking, puntos de acreditación y zonas de experiencia.
• Integración de infraestructura física, eléctrica y técnica según las necesidades de cada evento.
• Validación del layout con proveedores, equipo técnico y personal institucional para garantizar alineación operativa.

PLANEACIÓN DE ZONAS ACADÉMICAS, COMERCIALES, GASTRONÓMICAS Y DE
CIRCULACIÓN

• Zonificación estratégica acorde a la naturaleza de cada evento (innovación para CONÉCTATE, gastronomía para CÚCUTA EMPRENDE).
• Asignación de espacios para expositores, prototipos, marcas gastronómicas y áreas de demostración.
• Implementación de rutas de circulación para más de 700 asistentes, preservando fluidez, seguridad y accesibilidad.
• Distribución lógica del público para evitar congestiones y garantizar movilidad continua entre actividades.
• Integración de señalética institucional y operativa para orientar al público durante toda la jornada.

SUPERVISIÓN DE MONTAJE Y DESMONTAJE

• Coordinación completa del proceso de instalación de estructuras, escenarios, stands, mobiliario y equipos técnicos.
• Supervisión en campo para garantizar cumplimiento de fichas técnicas, horarios y normas de seguridad industrial.
• Control del inventario de equipos audiovisuales, eléctricos y escenográficos.
• Acompañamiento del equipo logístico desde el inicio del montaje hasta la finalización del desmontaje.
• Validación de la estabilidad de estructuras, funcionamiento de equipos y conectividad técnica antes de habilitar los espacios.
• Coordinación de proveedores audiovisuales, técnicos y escenográficos.
• Selección y articulación de proveedores especializados en iluminación, sonido, video, pantallas LED y ambientación.
• Comunicación permanente con cada proveedor para garantizar
  compatibilidad técnica y cumplimiento de especificaciones.
• Revisión de riders técnicos de conferencistas, panelistas y expositores,
  asegurando su disponibilidad operativa.
• Programación de pruebas de sonido, iluminación y video previas al
  evento.
• Supervisión de la calidad del montaje escenográfico, incluyendo 
  elementos de señalética, branding y decoración institucional.

GESTIÓN DE REQUERIMIENTOS TÉCNICOS PARA SPEAKERS, PANELISTAS Y EXPOSITORES.

• Identificación puntual de necesidades técnicas individuales (micrófonos, retorno, presentaciones, iluminación específica, conectividad).
• Integración de soportes audiovisuales para conferencias magistrales, paneles especializados, demostraciones y prototipos de innovación.
• Coordinación del acceso a camerinos, zonas VIP y áreas preparatorias.
• Acompañamiento técnico permanente durante intervenciones en tarima.
• Gestión de archivos digitales, materiales visuales, videos, diapositivas y material institucional de apoyo.

CONTROL DE CALIDAD, CUMPLIMIENTO DE TIEMPOS Y ESTÁNDARES DE
PRODUCCIÓN

• Monitoreo continuo del cronograma técnico-operativo desde la fase de montaje hasta el cierre del evento.
• Aplicación de listas de verificación (checklists) para asegurar el cumplimiento de condiciones técnicas, logísticas y de seguridad.
• Ajustes en tiempo real para mitigar contingencias y garantizar la fluidez del programa académico y experiencial.
• Supervisión del desempeño del personal técnico y operativo asignado.
• Evaluación final del montaje y desmontaje, con reporte de incidencias y 
  recomendaciones posteriores.

GESTIÓN DE CONFERENCISTAS Y AGENDA ACADÉMICA

Como operador logístico, se debe garantizar la coordinación integral de los conferencistas invitados y la correcta ejecución de la agenda académica de
ambos eventos. Este componente incluye:

• Coordinación general de los speakers nacionales e internacionales, asegurando el cumplimiento de horarios, protocolos y requerimientos 
  previos al evento.
• Acompañamiento personalizado a Jonathan Shneir, Jorge Rausch y Leonardo Morán, gestionando su llegada, desplazamientos internos, preparación en camerinos y soporte permanente durante su participación.
• Gestión de traslados, agenda, camerinos y medidas de bioseguridad, garantizando comodidad, puntualidad y orden operativo.
• Aseguramiento de riders técnicos, validando iluminación, sonido, presentaciones y tecnología audiovisual necesaria para cada 
  intervención.
• Supervisión del protocolo de entradas, salidas, paneles y moderación, coordinando los tiempos de apertura, intervenciones y cierres en escenario.
• Sincronización con la agenda oficial de CONÉCTATE 2025, asegurando la alineación operativa entre conferencias, paneles y presentaciones de prototipos.

ZONA DE EXPERIENCIAS GASTRONÓMICAS

Como operador logístico se debe garantizar la organización y operación eficiente de la zona gastronómica del evento, asegurando calidad, seguridad y una experiencia óptima para expositores y asistentes. Este componente incluye:

• Adecuación técnica de los módulos de degustación, asegurando puntos eléctricos, mobiliario, utensilios y condiciones adecuadas para la manipulación de alimentos.
• Señalización y manejo de flujos de circulación para más de 700 asistentes, garantizando movilidad fluida, ordenada y segura dentro del área gastronómica.
• Distribución estratégica de marcas y expositores, optimizando visibilidad, accesos y segmentación del público.
• Apoyo logístico permanente a stands y proveedores, atendiendo requerimientos operativos, técnicos y de abastecimiento durante todo el evento.
• Control de normativas de bioseguridad alimentaria, asegurando prácticas adecuadas de higiene, manipulación y presentación de alimentos.
• Supervisión de temperatura, manipulación y manejo responsable de residuos, conforme a la normatividad vigente para eventos de tipo gastronómico.

EXHIBICIÓN DE INNOVACIÓN Y STANDS EMPRESARIALES

Para CONÉCTATE 2025, se implementa una zona especializada destinada a la visibilidad de prototipos, soluciones innovadoras y proyectos empresariales del programa Diferénciate. Como operador logístico, asumimos:

• Montaje de stands para los prototipos seleccionados, garantizando espacios adecuados, mobiliario, conexiones eléctricas y soporte técnico.
• Adecuación de zonas de demostración tecnológica, con espacios seguros para pruebas, interacción y presentación de soluciones innovadoras.
• Habilitación de áreas de interacción empresa–público, facilitando el relacionamiento, la retroalimentación y el intercambio de conocimiento.
• Instalación de señalética especializada para startups, académicos y actores del ecosistema, asegurando orientación clara y rápida identificación de cada exhibidor.
• Gestión de la fluidez en zonas de networking, promoviendo movilidad ordenada, espacios para conversación y ambientes adecuados para experiencias interactivas.

ACREDITACIÓN Y OPERACIÓN DE PÚBLICO

Como operador logístico, se debe garantizar una experiencia de ingreso organizada, fluida y segura para todos los asistentes, mediante un sistema eficiente de registro y control. Las actividades incluyen:

• Montaje de puntos de registro y entrega de escarapelas, con personal capacitado para la atención y verificación de datos.
• Control de accesos y manejo de filas, asegurando orden, orientación y tiempos de espera mínimos en las zonas de ingreso.
• División de públicos por categoría (VIP, expositores, invitados especiales y público general), facilitando la movilidad diferenciada y el acceso a áreas específicas.
• Instalación de puntos de información y orientación, ofreciendo acompañamiento permanente sobre programación, ubicación de stands, zonas gastronómicas y áreas académicas.
• Gestión del aforo, seguridad y movilidad interna, mediante supervisión continua, señalización adecuada y coordinación con personal de logística y seguridad privada.

LOGÍSTICA DE PREMIACIÓN

La premiación constituye un momento clave en ambos eventos, por lo que se garantiza una operación organizada, protocolaria y acorde al nivel institucional.

Para Cúcuta Emprende

• Organización del concurso gastronómico, incluyendo inscripción de participantes, categorías y lineamientos.
• Coordinación de jurados, criterios y evaluación, asegurando objetividad, transparencia y cumplimiento de tiempos.
• Producción escénica del segmento de premiación, con iluminación, sonido, visuales y ambientación especial.
• Entrega del reconocimiento oficial “Restaurante Emprendedor del Año” en ceremonia formal.
• Protocolo, fotografía oficial y acompañamiento post-escenario, garantizando orden y documentación del momento.

Para CONÉCTATE 2025

Segmento de reconocimiento a empresas innovadoras, como cierre destacado del componente académico.

• Espacio oficial para entrega de certificaciones del programa
• Diferénciate, visibilizando los prototipos y avances logrados por las empresas participantes.

PERSONAL OPERATIVO Y SOPORTE TÉCNICO

Para garantizar el correcto desarrollo de ambos eventos, contamos con un equipo operativo especializado y un soporte técnico permanente que aseguran
eficiencia, cumplimiento y atención al detalle en cada una de las áreas. Este componente incluye:

• Coordinador general del evento, responsable de la articulación integral de todas las áreas logísticas, técnicas y operativas.
• Supervisores por área (académica, gastronómica, innovación y stands), encargados de controlar tiempos, flujo de actividades y resolución de contingencias.
• Personal de montaje y desmontaje, encargado de la instalación de estructuras, mobiliario, señalética, cableado y zonas especializadas.
• Equipo de logística de sala, accesos y protocolo, orientado al manejo del público, acompañamiento de invitados especiales y cumplimiento de la
  agenda institucional.
• Equipos técnicos de sonido, iluminación y video, responsables del montaje, pruebas, operación en vivo y supervisión permanente de equipos audiovisuales.
• Personal de orden, seguridad y atención al público, para el control de aforo, manejo de filas, orientación de asistentes y vigilancia de las zonas del evento durante toda la jornada.

IMPACTO ESPERADO

Ambos eventos están diseñados para generar un impacto directo en 170 emprendedores, empresarios y actores del ecosistema regional, fortaleciendo sus capacidades, visibilizando su trabajo y potenciando su competitividad mediante formación, experiencias, networking y exposición de proyectos innovadores.

CONÉCTATE 2025

• Fortalecimiento del ecosistema regional de innovación.
• Visibilización de prototipos empresariales locales desarrollados en el programa Diferénciate.
• Articulación efectiva entre academia, empresa y gobierno.
• Incremento de capacidades empresariales en metodologías ágiles, prototipado e innovación aplicada.
• Proyección de Norte de Santander como referente emergente en innovación y transformación productiva.
• Impacto directo sobre emprendedores y equipos empresariales participantes en procesos de innovación.

CÚCUTA EMPRENDE 2025

 Dinamización del sector gastronómico y restaurantero mediante formación, exhibiciones y experiencias culinarias.

• Fortalecimiento de negocios locales a través de visibilidad, relacionamiento y acompañamiento técnico.
• Creación de alianzas entre chefs, marcas, proveedores y empresarios del sector.
• Incremento del posicionamiento regional en gastronomía, turismo y cultura empresarial.
• Fomento de la creatividad, identidad culinaria y adopción de nuevas tendencias gastronómicas.
• Impacto directo sobre emprende

REQUERIMIENTOS JURIDICOS

El proponente deberá anexar a la propuesta la siguiente documentación:
1. Rut actualizado fecha de impresión no mayor a 30 días, debe tener la actividad acorde al servicio que se prestara.
2. Cédula del representante legal
3. Certificado bancario actualizado no mayor a 30 días
4. Certificado de existencia y representación legal.
5. Registro de proveedores (formato adjunto) diligenciado en su totalidad y huellado.
6. Autorización de datos (formato adjunto).
7. Declaración de inhabilidades (formato adjunto).
8. Certificados antecedentes de procuraduría, contraloría, judiciales y medidas correctivas del representante legal (en caso de personas jurídicas también el de la empresa).
9. Certificado de parafiscales (en caso de persona natural certificado de afiliación a la EPS y fondo de pensiones).
10.Autoclasificación formato adjunto (en caso de persona natural).
11.Debida diligencia de sagrilaft.
12.Se solicita los estados financieros de propósito general del año 2024 comparativos con el 2023, acompañados de sus notas a los estados financieros.

Nota: El plazo para la presentación de la presente propuesta es hasta el lunes 24 de noviembre a las 05:00 p.m. a través del cindoccc@cccucuta.org.co.

Sin otro particular;

DOCUMENTO(S) CARGADO(S):