Reciba un cordial saludo.
Por medio de la presente la Cámara de Comercio de Cúcuta invita a realizar cotización con el objeto del asunto conforme a los siguientes requerimientos técnicos:
El ofertante deberá hacer una descripción general de la propuesta que cumpla la totalidad de los requerimientos técnicos mínimos descritos a continuación:
Tiempo Ejecución:
El plazo para la prestación del servicio objeto de la invitación para proponer será de tres (3) meses contados a partir de la suscripción del Acta de Inicio.
Cantidad:
Un sistema CRM implementado y configurado según los requerimientos técnicos definidos que permita el acceso para su uso a quince (15) usuarios de la Cámara de Comercio de Cúcuta.
Especificaciones Técnicas
- La aplicación que se requiere implementar, integrar con el SII (Sistema de Registros Públicos) y poner en marcha es el sistema ZOHO CRM con el debido acceso para quince (15) usuarios de la entidad según los requerimientos técnicos definidos para el proyecto.
- Integración con el SII (Sistema Integrado de información) para sincronizar la base de datos al CRM.
- Parametrizar estados de clientes (activos e inactivos).
- Integración y sincronización en tiempo real con el correo electrónico y la agenda de Office 365 (Team) con el que cuenta la Entidad.
- Vista integral/ Vista 360° de los clientes, y los negocios que se están realizando: garantizar que toda la información obtenida a través de las diversas fuentes de información, así como la capturada por el sistema, incluyendo su información histórica, se visualice en tiempo real.
- Oportunidades: Módulo para la gestión de ventas, debe quedar relacionada la cuenta o el contacto que le aplica la oportunidad.
- Creación, ejecución y seguimiento a campañas realizadas por tipo de canal y responsables al mismo tiempo.
- Registro de llamadas, asesorías: Se debe permitir el registro de la gestión realizada con un contacto.
- Reuniones: Agendamiento de contactos o planear alguna reunión desde el CRM.
- En cualquiera de los módulos se debe permitir la búsqueda de cualquier información almacenada.
- Campañas o mailing: módulo para la segmentación de público objetivo, diseño de mailing o boletín y envío masivo de correos. Además, estadísticas e informes del resultado del mailing. Debe quedar la trazabilidad del envío. El proveedor debe incluir dentro del costo de la propuesta el consumo del primer año para el envío de correos masivos.
- Permitir la Integración con redes sociales.
- Configuración de fidelización de clientes, felicitaciones en la fecha de los cumpleaños, días especiales, …etc.
- El CRM debe permitir adaptarse a diversas pantallas como móvil, Tablet y escritorio.
- Permitir exportar a Excel, PDF, TXT, etc., consultas y reportes.
- La solución debe permitir trazabilidad de la información.
A nivel de administración de la aplicación se requiere:
- Parametrización y administración de roles, perfiles y usuarios.
- La solución de CRM no debe permitir la eliminación de registros, a no ser que el perfil definido tenga permiso para esto.
- La solución debe permitir a múltiples usuarios realizar consultas, actualizaciones y reportes sin que se note demora por parte del usuario final.
- La solución de CRM a implementar debe ser flexible y debe permitir parametrizar cambios futuros que se requieran en cuanto a la información que desea manejar de cada tipo de cliente.
- La solución de CRM no debe limitar el número de contactos relacionados con un Nit o empresa.
- La solución debe permitir la administración unificada, para el tema de indicadores y reportes.
- El proveedor deberá presentar la descripción de todas las herramientas de software de aplicación que considere necesarias, para dar respuesta a los requerimientos solicitados en este documento de invitación.
- Respecto a la ley 1581 de 2012 (Protección de datos personales) El sistema debe permitir la segmentación de clientes, usuarios y personas naturales si existieran, estas últimas para efecto de las protecciones a que se refiere la Ley de Protección de Datos Personales.
- Respecto a la Ley 2300 de 2023 - Dejen de Fregar, el sistema de permitir establecer los parámetros que se contemplan en esta ley.
Seguridad que posee la solución ofrecida:
El proponente debe tener presente al menos los siguientes mecanismos de seguridad a implantar con la herramienta de software solicitada:
- Autenticación: Proceso de confirmación de la identidad del usuario. Antes que una aplicación pueda autorizar el acceso a un recurso, debe confirmar su identidad. Esta es la primera capa de control de seguridad.
- Doble factor de autenticación: La plataforma CRM debe permitir el doble factor de autenticación para los usuarios que ingresen a la plataforma.
- Autorización: Proceso que consiste en verificar si un usuario autenticado tiene permiso para obtener acceso a un recurso determinado. Siguiente capa de seguridad tras la autenticación.
- Protección de datos: Proceso que consiste en proporcionar confidencialidad, integridad y disponibilidad de la información.
- Sistema de control interno (auditorias-logs): Proceso que consiste en registrar y supervisar los eventos que se producen en un sistema y que son importantes para la seguridad. La plataforma deberá permitir la descarga periódicamente.
Entregables:
Presentar dentro de la propuesta, un plan de trabajo o cronograma de tiempos que reflejen los avances a desarrollarse para la implementación y puesta en marcha del CRM durante el tiempo de ejecución requerido. El cronograma deberá incluir reuniones entre las partes interesadas, tanto para el levantamiento de la información como para el seguimiento de las actividades de la implementación. Al finalizar la implementación y puesta en marcha el proveedor presentará documentación concerniente a los módulos o elementos instalados, así como el manual del usuario.
Experiencia Técnica
El ofertante debe evidenciar su experiencia de al menos los últimos tres años de otras dos contrataciones con el objeto y monto similares al de esta contratación, para garantizar su capacidad técnica para prestar el servicio.
Soporte y Garantía
La propuesta debe incluir capacitación para el administrador de la plataforma y para los usuarios finales y debe incluirse la etapa de capacitaciones en el Cronograma que se debe incluir en la propuesta enviada. Para el soporte y mantenimiento de la implementación realizada deben existir acuerdos de niveles de servicio (ANS) previamente establecidos, estos deben ser presentados en la propuesta. Adicionalmente, se deberá incluir información del soporte y la garantía aplicable después de la puesta en marcha del sistema de información CRM implementado.
Lista de Verificación
El proveedor deberá diligenciar la siguiente lista de verificación.
| ITEM | DESCRIPCIÓN | CUMPLE SI/NO | OBSERVACIONES |
|---|---|---|---|
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1 |
La aplicación por proveer en la implementación será ZOHO CRM. |
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2 |
Debe integrarse con el SII (Sistema Integrado de información de Registros Públicos). |
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3 |
Parametrizar estados de clientes (activos e inactivos). |
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4 |
Vista integral/ Vista 360° de los clientes, y los negocios que se están realizando. |
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5 |
Integración y sincronización en tiempo real con el correo electrónico y la agenda de Office 365 (Team) con el que cuenta la Entidad. |
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6 |
Creación, ejecución y seguimiento a campañas realizadas por tipo de canal y responsables al mismo tiempo. |
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7 |
Oportunidades: Módulo para la gestión de ventas, debe quedar relacionada la cuenta o el contacto que le aplica la oportunidad. |
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8 |
Registro de llamadas, asesorías |
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9 |
Reuniones: Agendamiento de contactos o planear alguna reunión desde el CRM. |
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10 |
En cualquiera de los módulos se debe permitir la búsqueda de la información almacenada. |
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11 |
Permitir realizar campañas o mailing. |
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12 |
Permitir la Integración con redes sociales. |
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13 |
Configuración de fidelización de clientes, felicitaciones en la fecha de los cumpleaños, días especiales, …etc. |
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14 |
El CRM debe permitir adaptarse a diversas pantallas como móvil, Tablet y/o escritorio (responsive). |
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15 |
Permitir exportar a Excel, PDF, TXT, etc., consultas y reportes. |
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16 |
Permitir la trazabilidad de la información. |
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17 |
La plataforma CRM debe permitir el doble factor de autenticación. |
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18 |
Permitir la parametrización para dar cumplimiento de la ley 1581 de 2012 (Protección de datos personales). |
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19 |
Permitir la parametrización para dar cumplimiento a la Ley 2300 de 2023 - Dejen de Fregar. |
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20 |
Presentar dentro de la propuesta, un plan de trabajo o cronograma de tiempos para la implementación y puesta en marcha del CRM. |
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21 |
Incluir capacitaciones para los usuarios administradores y usuarios finales. |
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22 |
Incluir información del soporte y garantía durante y después de la implementación. |
Observaciones, Fotos, Imágenes y/o Planos
La aplicación Zoho es una herramienta que la mayoría de las Cámaras de Comercio consultadas tienen implementada, así como Confecámaras, por lo cual la integración que ya ha sido probada con el sistema de información SII de Registros Públicos es una gran ventaja en mitigación de riesgos para el proyecto y en la reducción de tiempos de implementación.
REQUERIMIENTOS JURÍDICOS
- Rut actualizado fecha de impresión no mayor a 30 días, debe tener la actividad económica acorde al servicio que prestará.
- Cédula del representante legal.
- Certificado bancario actualizado no mayor a 30 días
- Certificado de existencia y representación legal.
- Registro de proveedores (formato adjunto) diligenciado en su totalidad y huellado.
- Autorización de datos (formato adjunto).
- Declaración de inhabilidades (formato adjunto).
- Certificados antecedentes de procuraduría, contraloría, judiciales y medidas correctivas del representante legal (en caso de personas jurídicas también el de la empresa).
- Certificado de parafiscales (en caso de persona natural certificado de afiliación a la EPS y fondo de pensiones).
- Autoclasificación formato adjunto (en caso de persona natural).
ADENDA
Fecha: 02 de septiembre de 2024
A fin de darle cumplimiento al principio de publicidad y pluralidad de oferentes para una selección objetiva, se procede a realizar la ampliación de la fecha de cierre de la solicitud de cotización
Nota: El plazo máximo para la presentación de la presente propuesta es hasta el miércoles 04 de septiembre de 2024 a las 05:30 p.m. a través del correo institucional cindoccc@cccucuta.org.co.
